Der-Objekt-Manager

Neue Möglichkeiten der Objektverwaltung

Das dynamische Managementsystem und der technisch-innovative Lösungsansatz bieten alle Informationen zur Immobilie, unabhängig von Ort und Zeit. Mit dem Objekt-Manager hat der Anwender alle aktuellen Informationen direkt, ob im Büro oder mobil vor Ort, zu den Objekten parat. Auf Grundlage von praxistauglichen Vorgaben und Erfahrungswerten steht eine webbasierte, zukunftsorientierte und unabhängige Lösung zur Verfügung.

Stammdatenverwaltung

Stammdaten umfassen alle beteiligte Dritte die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten oder in der Rolle Ihres Kunden sind. Konkret sind dies Personen, Versicherungsgesellschaften, Versorger, Handwerker und Dienstleister. Jeder dieser Typen kann verschiedene Rollen in Ihrem Unternehemen begleiten und dies wird auch so vom Objekt-Manager unterstützt.

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Verwaltungseinheiten&Struktur

Alle Angaben die Sie tätigen werden zu dem sogenannten Objekt (Verwaltungseinheit, VE) zusammen gefasst. Die einzige Ausnahme bilden die Stammdaten, Konfigurationen und Unternehmen/Niederlassungen. Eine Verwaltungseinheit selbst ist in drei Stufen unterteilt:

Verwaltungseinheit

Die Verwaltungseinheit bildet den Haupteinstiegspunkt des Objekt-Managers. Von hier aus erreichen Sie jede andere Funktion, zudem werden Ihnen wichtige Eckdaten im Überblick geboten. Alle Auswertungen der höchsten Stufe, also des gesamten Objektes mit allen Unterelementen, befindet sich ebenfalls auf dieser Maske.

Haus

Das Haus steht für jedes einzeln zu verwaltende Objekt innerhalb einer Verwaltungseinheit. Das Haus bietet viele der Funktionen einer Verwaltungseinheit, jedoch gelten die hier angelegten Strukturen, wie etwa Verträge oder Gegenstände, immer nur für das aktuelle Gebäude und wird in Auswertungen anderer Gebäude nicht beachtet. Wenn alle Häuser beachtet werden sollen, muss die Anfrage über die Verwaltungseinheit gestartet werden.

Wohneinheit

Die Wohneinheit ist die niedrigste Stufe des Systems. Hier ist besonders Wert auf die Bestandsverwaltung gelegt worden. So finden Sie hier Raumbeschreibungen, Übergabeprotokolle sowie alle Mieter relevanten Begebenheiten. Im zweiten Schritt ist dafür gesorgt worden die Komplexität nur wahlweise einfließen zu lassen. So stehen Ihnen bei den meisten Werten zwei Optionen offen, die direkte Angabe von Werten oder eine sehr viel detailreichere Eingabe von ganzen Strukturen, die die einzelnen Werte beschreiben. So wird hier zwichen direkten und berechneten Werten unterschieden. Berechnete Werte werden direkten Werten immer vorgezogen, da diese genauer sind. So haben Sie selbst die Wahl wie detailliert Sie eine Wohneinheit beschreiben möchten.

Bei jeder Ihrer Anfragen wird Ihre augenblickliche Position innerhalb dieser Struktur ermittelt und die angeforderten Informationen danach präsentiert. So können Sie die Reichweite Ihrer Anfrage sehr einfach bestimmen und dadurch verändern.

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Einrichtung&Ausstattung

Einrichtungen und Ausstattungen umfassen alle Gegenstände oder Einbauten von Gebäuden und Wohnungen, jedoch auch spezielle Teile eines Gebäudes oder einer Wohnung, wie etwa die Fassade oder der Boden. Sie dienen der Qualitätsbestimmung der Verwaltungseinheit, des Hauses und der Wohnung.

Die Objektschärfe wird bestimmt durch:
  • Den aktuellen Zustand
  • kalkulatorischer Zustand, auf Basis einer automatisch berechneten Lebenszeit
  • technischer Zustand, manuell zu bewerten
  • beide Zustände werden dynamisch von Maßnahmen und Mängeln beeinflusst
  • Zustand optisch sofort durch Ampelfarben (Rot, Gelb, Grün) ersichtlich
  • Geplante/durchgeführte Maßnahmen
  • Anstehende TÜV oder Reinigungstermine
  • Wartungsverträge mit regelmäßigen Wartungsmaßnahmen
  • Versicherungen
  • Gewährleistungen
  • Mängel als festgestellte/gemeldete Schäden oder Abnutzung
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Terminüberwachung

So wird beispielsweise jeder Vertrag sofort automatisch in die Terminüberwachung integriet und zu gegebener Zeit angezeigt. Zudem werden an dieser Stelle auch Ereignisse, technische Aufgaben und Geschäftsvorfälle dargestellt, welche nicht aufwendigst im Bestand gesucht werden müssen. Die Terminüberwachung kann über die Termin-Konfiguration global oder auch für jeden Anwender speziell bedarfsgerecht eingestellt werden.

"Die Terminüberwachung nimmt Ihnen die Last, an alle Dinge, selbst denken zu müssen" Die Terminüberwachung ist in folgenden drei Teilbereiche untergliedert :
Verträge

Alle Verträge werden nach ihrem Typ gesondert aufgelistet.

Ereignisse

Ereignisse entstehen hauptsächlich durch den Programmablauf, so werden Beispielsweise Kautionsrückzahlungen aus Übergabeprotokollen direkt in der Ereignisliste angezeigt. Unter Ereignisse fallen ebenfalls TÜV oder Reinigungstermine, es ist Ihnen jedoch auch gestattet eigene Erinnerungen anzulegen oder gar ganze Strukturen zur späteren Weiterbearbeitung in diese Listen zu setzen.

Aufgaben

Aufgaben sind sehr ähnlich den Ereignissen, jedoch sind Aufgaben allgemein nicht zeitlich gesteuert, sondern entstehen ausschließlich durch den Programmablauf und beachten verschiedene Zustände von Objekten, wie etwa Maßnahmen die auf eine Prüfungsbestätigung oder zur Ausführung kommen. Zudem zeigen diese Tabellen Strukturen an, die bearbeitet werden müssen.

Jeder dieser Teilbereiche ist in verschiedene Aufgaben untergliedert, was die Übersichtlichkeit der einzelnen Listen unterstützt. Um einen schnelleren Überblick zu erhalten, werden die Termine farblich und in ihrer Ordnung nach der Dringlichkeit angezeigt. Alle Verträge und die meisten Ereignisse können dabei unternehmensweit, aber auch von jedem Anwender, selbst konfiguriert werden und erlauben so eine gezielte Anzeige. Innerhalb der Terminüberwachung werden Massendatenfunktionen angeboten, die eine schnelle und unproblemtische Abarbeitung der anstehenden Aufgaben ermöglichen.

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Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement besitzt zur Zeit sieben Typen von Verträgen, diese sind:

Verwaltervertrag

Der Verwaltervertrag zeigt die Beziehung zwichen dem verwalteten Objekt (Verwaltungseinheit, VE) und einem Ihrer zuständigen Unternehmung/Niederlassung an. Diese Verträge werden automatisch bei der Eröffnung einer neuen Verwaltungseinheit angelegt. Diese Verträge kommen nur an Verwaltungseinheiten vor. Diese Verträge sind nur für WEG-Verwaltungseinheiten verfügbar.

Beiratsvertrag (WEG)

Der Beiratsvertrag bestimmt die Zugehörigkeit einer Person in den Kreis des Beirates eines Objektes. Auch diese Verträge kommen ausschließlich in Verwaltungseinheiten vor.

Versicherung

Versicherungen umfassen alle Arten von Versicherungen die Gegenstände oder ein Gebäude betreffen. Versicherungsverträge können nur mit Versicherungsgesellschaften geschlossen werden. Diese Vertragsart kommt in Verwaltungseinheiten, einzelnen Gebäuden oder einzelnen Gegenständen vor.

Wartungsvertrag

Wartungsverträge können mit beliebigen Partner (alle Elemente der Stammdatenverwaltung) geschlossen werden. Wartungsverträge die ein Wartungsintervall besitzen werden stets nach Ablauf des Intervalls selbstständig eine Wartungsmaßnahme generieren und damit den Zustand des Gegenstandes berichtigen. Diese Funktion kann auch halbautomatisch verwendet werden, dann warten die generierten Wartungsmaßnahmen auf Ihre Bestätigung, bevor sie aktiv werden. Wartungsverträge kommen nur an Gegenständen direkt vor.

Dienstleistungsvertrag

Dienstleistungsverträge zeigen Dienstleistungen an, die Sie an Ihren Objekten erledigen lassen. Darunter fallen alle regelmäßigen Tätigkeiten, wie Räumdienst, Reinigung, Garten/Grünanlagenpflege oder Hausmeistertätigkeiten. Dienstleistungen können für ganze Verwaltungseinheiten oder einzelne Gebäude definiert werden.
Sie können mittels der Dienstleistungsüberwachung die gebotenen Leistungen des Vertrages terminlich überwachen und die erbrachte Leistung bestätigen.

Gewährleistungsfrist

Gewährleistungsfristen können an Verwaltungseinheiten, Gebäuden oder Gegenständen definiert werden.

Mietvertrag

Mietverträge können mit allen Partnern, Personen, Firmen oder Ihren eigenen Unternehmen, geschlossen werden. Das System wird darauf achten, dass stets nur ein aktueller Mietvertrag an einer VU existiert. VU-Strukturen die Mietverträge nutzen, verwenden gleichzeitig eine Leerstandsanzeige. So hat eine VU immer den Zustand "vermietet" oder "Leerstand". Leerstände zeigen ebenfalls den Grund des Leerstandes an, wenn er angegeben ist.

Das Vertragsmanagement bietet Zugriff auf alle Verträge gleichzeitig oder jeden Vertragstyp einzeln. So können Sie sehr einfach das Volumen Ihrer Anfrage bestimmen. Die Anzeige lässt sich mittels häufiger Fragestellungen nach dieser ausfiltern, so dass Sie schnell die benötigten Informationen erhalten. Alle Vertragsarten werden automatisch durch die Terminüberwachung behandelt, außer Sie schalten dieses Verhalten explizit ab. So wird sichergestellt, dass Sie keine Kündigungsfrist oder ein Vertragsende verpassen. Ab wann und welche Meilensteine Sie verwenden möchten, bleibt Ihnen dabei selbst überlassen. So werden Sie zur Bearbeitung des Vertrages aufgefordert, wenn Sie es für richtig halten.

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Beschluss&Beschlussbuch (WEG)

Der Beschluss stellt den Prozess der Beschlussfassung dar. Dabei werden Sie ab den Vorbereitungen über die Durchführung mit dem Protokoll und der Beschlussfähigkeit bis zum eigentlichen Beschluss begleitet.
Auch dem Beschluss können Sie beliebige Dateien hinzufügen, so ist es denkbar, dass zur Vorbereitung Bilder aufgenommen werden, die die Entscheidungsfindung unterstützen, oder das Protokoll einfach als Sprachdatei angefügt wird.
Beschlüsse werden durch die Beschlusskontrolle terminlich überwacht, wenn es der Beschluss erfordert.

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Medienbibliothek&Dateiarchiv

Das Dateiarchiv behandelt alle Arten von Dateien die Sie dem Objekt-Manager geben. Das Dateiarchiv zeigt dabei immer die Dateien der aktuellen Anwendung an, aus der Sie ihn aufrufen. Sie habe dort stets die Möglichkeit neue Dateien an diese Struktur zu binden. Alle Dateien, bis auf Bilder, werden immer verschlüsselt abgelegt, so dass keine Nutzung unberechtigter entstehen kann. Alle Dateien werden in acht Kategorien geführt:

Bilder

Bilder umfasst die Formate: JPG, PNG, BMP, ... . Bilder werden nicht verschlüsselt, halten Sie eine Bilddatei für besonders schützenswert, beispielsweise ein eingescannter Vertrag, steht Ihnen die Option Scan/Dokumente zur Verfügung.
Einige Anwendungen zeigen ein von Ihnen gewähltes Bild innerhalb der Anwendungen dirket an, wenn Sie dies wünschen. So erscheint bei einer Person direkt das Bild dieser Person oder man fügt einer Verwaltungseinheit ein Bild dieser hinzu.

Scan/Dokumente

Bei Scan/Dokumente handelt es sich ebenfalls um Bilddateien, jedoch werden diese im Objekt-Manager verschlüsselt abgelegt. Diese Bilder können nicht zur direkten Anzeige innerhalb der Anwendungen verwendet werden.

PDF

PDF-Dokumente stellen eines der häufigsten Formate für Text-Dokumente im Internet dar.

MS-Dokumente

MS-Dokumente stellen die häufig verwendeten "Microsoft Office"-Formate, wie DOC oder XLS, dar.

Textdokument

Textdokumente sind alle Dateiformate die sich dem ASCII-Zeichensatz bedienen und keine weitern Angaben benötigen

Audiodateien
Videodateien
Binare Datei

Binäre Dateien sind alle Dateien die keine Textdokumente sind. Darunter fallen natürlich auch Bilder, PDF, MS-Dokument, Audio- und Viedeo-Dateien, aber natürlich auch jede andere Art von Datei. Hier werden alle Dokumente abgelegt, die der Objekt-Manager nicht einem spezielleren Typ zuweisen kann.

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smart-WEP

Das mobile Wohnungsübergabeprotokoll und die Bestandsdatenerfassung

Mit dem Anwendungsmodul smart-WEP ist gewährleistet, dass zu jeder Zeit unabhängig von Zeit und Ort eine Wohnungsübergabe oder Bestandserfassung erfolgen kann. Das Anwendungsmodul smart-WEP ist vollständig in die Cloud-Lösung Der-Objekt-Manager integriert und dient zur Aufnahme und Bearbeitung der Immobiliendaten vor Ort. Der smart-WEP Assistent greift dabei auf aktuelle Informationen zum Objekt zu, und bereitet diese vor für:

  • den Mieterwechsel
  • die Wohnungsbegehung
  • die Wohnungsübergabe
  • die Bestands- und Zustandserfassung.

Dies führt zu einer beschleunigten und vereinfachten Abwicklung.

Die einfache und unkomplizierte Bedienung führt den Anwender prozessgesteuert durch alle nötigen Punkte um eine Wohnungsübergabe oder eine Wohnungsbestandserfassung mit allen aufzunehmenden Daten schnell und ordnungsgemäß zu erstellen.
Dies sind im Einzelnen:

  • Mieterdaten
  • Raumdaten
  • Zählerstände
  • Schlüsselangaben
  • Raumbeschreibung
  • Übersicht/Abschluss
  • Bestätigung und Unterschrift

Zur Wohnungsübergabe wird der Prozess gestartet, so dass eine Vorbereitung des Protokolls mit allen bereits vorhandenen Daten zur Wohnung in das Protokoll übernommen wird. Anschließend wird dieses vor Ort ergänzt und mit Unterschrift bestätigt. Eine anschließende Synchronisation aktualisiert die Daten im Objekt-Manager und das Protokoll wird un veränderbar fixiert und als Dokument gespeichert. Da das vorangegangene Protokoll auch mit angezeigt wird, kann ein sofortiger Vergleich von Einzug und Auszug vor Ort stattfinden. Dies erleichtert die Entscheidung welche Maßnahmen zur Mängelbeseitigung vom Mieter oder Vermieter zu leisten sind. Durch die Terminierung wird ein Mieterwechsel schnell und einfach überwacht und alle Daten sind jederzeit im Zugriff.

- Objektbetreuung und Pflege intelligent verwaltet und sinnvoll vernetzt -

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Sicherheit

Das Sicherheitssystem beruht auf drei Pfeilern:

Rollensystem

Das Rollensystem ist nach Aufgabengebiete und Nutzerkreise wie etwa Geschäftsführung, Abteilungsleitung, Sachbearbeiter, Techniker oder Hausmeister aufgabaut. Nutzerkreisen mit großen Aufgabengebieten stehen jeweils Eingeschränkte-, Erweiterte- oder Standardrollen zur Auswahl.

Objektzugriff

Ungeachtet der Rolle kann jedem Nutzer ein Satz von Objekten zugewiesen werden. Diese Objekte, und nur diese, können über die Rollenberechtigungen bearbeitet werden.

Privilegien

Spezielle Rollen verfügen über Sonderprivilegien, die Beispielsweise den Objektzugriff über Unternehmen ermöglichen oder Vertretungen für Dritte einzurichten.

Benutzerrechte dürfen zeitlich begrenzt auf einen anderen Benutzer übertragen werden. So bleibt die Arbeit auch im Urlaubs oder Krankheitsfall nicht liegen und es werden keine wichtigen Termine verpasst.

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Anforderungen

  • Browserfähiges System
  • Browser, wir empfehlen den Mozilla Firefox
  • Internetzugang eines beliebigen Providers
  • Sie brauchen nicht:
    • besondere oder neue Hardware
    • Änderungen an Ihrer bestehenden IT-Umgebung
    • zu warten dass Sie los legen können
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