smvs Updates
smart-MVS

smart MVS 4.2.5 (Server 5.0.0)

Änderung für Dokumente aus bestehenden Daten Änderungen beim Erstellen der Dokumente.

Erleichterte Navigation (Server)
Leichtere Navigation in der WebApp. Die drei einzelnen WebApps smart-MVS, smart-WUP und BusinessApp sind in eine Navigation vereinigt, somit kann leichter zwischen den Systemen gewechselt werden.
Keine WebAPP für Standardnutzer
Die WebApp ist nun wie bereits lange angekündigt nur noch mit eine ImmobilienPlus oder Business Lizenz verfügbar. Der Login ist noch offen, beachten Sie jedoch, dass das System nun jede Nacht alle Daten von Anwendern ohne erweiterte Lizenz löscht. Die gilt für alle Entwürfe, aber auch für die abgeschlossenen Dokumente. Sollten Sie den Dienst weiter nutzen, laden Sie Ihre Dokumente auf eines Ihrer Android Geräte herunter. Der Login wir in kurzer Zeit vollkommen gesperrt werden.
Erweiterung der BusinessApp
Neues Synchronisationsverfahren mit vielen neuen Informationen in der BusinessApp. Nun werden alle Informationen aus den Dokumenten extrahiert und Ihnen in der BusinessApp zur Verfügung gestellt. Somit erhalten Sie noch schnellere Auskünfte über Ihren Bestand. Die Angebotenen Informationen und Darstellungen werden stetig erweitert.
Reichweite der Verschlüsselung erweitert
Reichweite der Verschlüsselung erweitert, es werden nun noch mehr Werte nur noch verschlüsselt verarbeitet. Dies beinhaltet vor allem personenbezogene Informationen aus den Dokumenten.
fortlaufende Mieternummer
Die fortlaufende Mieternummer wird nun getrennt von der Wohnungsnummer angegeben. Wird die fortlaufende Mieternummer verwendet, muss diese separat eingegeben werden. Dies ergibt sich aus dem Sachverhalt, dass einige Werte einer Wohneinheit nach einem Import nicht mehr geändert werden können. Mehr hierzu unter Änderungen beim Erstellen der Dokumente.
  • Ist die Eingabe bisher wie in der GES üblich [VE].[VU].[Mieter] erfolgt, wurde dies bereits berücksichtigt und Ihre Daten sind umgestellt.
  • Verwenden Sie Punkte um die Kontierung zu trennen, geben Sie bitte den Punkt nicht in die fortlaufende Mieternummer ein, dieser wird automatisch ergänzt.
  • Verwenden Sie eine andere Notation, dann fügen Sie den Trenner mit in die laufende Mieternummer ein.
  • Verwenden Sie keine laufende Mieternummer, dann lassen Sie diese einfach weg.
Geschützte Dokumente
Nach Aktivierung dieses Modus werden die Naviagtionselemente entfernt. Damit soll verdeutlicht werden, dass Änderungen keine Wirkung mehr haben. Es sind nur noch die Dokument-Funktionen möglich (Abschließen, Schutz aufheben, Unterschriften, Neues Dokument und Speichern).
Müssen weitere Änderungen durchgeführt werden, kann der Schutz aufgebrochen werden. Hier ist zu beachten, dass damit auch alle bereits hinzugefügten Unterschriften wieder entfernt werden.
Aufbewahrung von Entwürfen
Entwürfe die mindestens 6 Monate nicht verwendet wurden, werden nun gelöscht. Dies soll helfen die DSGVO zu beachten.
Hinzufügen von Räume und Schlüssel
Räume und Schlüssel können nun durch eine neue Struktur beliebig hinzugefügt werden. Dabei kann der Name frei gewählt werden. Bei Räumen ist zudem die Pluralform des Names anzugeben. Die eingegebenen Elemente werden in einer eigenen Liste verwaltet, verhalten sich nach dem Anlegen genau wie die Standardelemente.

Änderungen beim Erstellen der Dokumente

Ab der Version 2.2 smart-WUP und 4.2 des smart-MVS werden beim Abschluss eines Dokumentes die Daten in das „Objekt“ (Wohneinheit) synchronisiert und auch nur aus diesem „Objekt“ wieder geladen. Damit entfällt die Neuauflage und Dokumente aus anderen Dokumenten können nicht mehr erstellt werden.

Mit einer Business-Lizenz können diese Informationen in der BusinessApp eingesehen und auch geändert werden. Mit einer Immobilien Plus-Lizenz ist die Änderung nur über die Dokumente möglich. Standard Anwender werden nicht vom Server verwaltet, dafür bleiben die Entwürfe erhalten und können bei Bedarf weiter bearbeitet werden.

Die Daten können mittels Import in ein neues Dokument eingefügt werden. Ein Import wird stets alle Daten des Dokumentes überschreiben. Per Optionen können die importierten Daten bestimmt werden, da es nicht immer sinnvoll ist, alle Daten zu übernehmen.

Bsp.: Die Übernahme der Mieterdaten macht bei einem Mietvertrag oder einem Einzugsprotokoll keinen Sinn

Zum Importieren können die Funktionen „Neues Dokument“ oder „Importieren“ verwendet werden. Die Maske zum Importieren öffnet sich ebenfalls, wenn kein aktuelles Dokument geladen ist.

Die Maske besteht aus drei Hauptfunktionen, „Neues Dokument“, „Daten importieren“ und „Entwurf laden“.

Neues Dokument

Wie gewohnt, kann durch diese Funktion ein leeres neues Dokument erzeugt werden. Sollte ein aktuelles Dokument Änderungen enthalten, kann im oberen Bereich die Aktion für dieses Dokument gewählt werden. (Speichern oder Verwerfen)

Dokument laden

Diese Funktion führt in die Liste der Entwürfe. Aus der Liste können wie gewohnt bestehende Entwürfe geladen werden.

Objektdaten Import

Wird diese Funktion betätigt, öffnet sich eine Suchmaske. In der Suchmaske kann nach Adresse oder Wohnungsnummer gesucht werden.

Hinweis: Werden fortlaufende Mieternummern den Wohnungsnummern hinzugefügt, dürfen diese NICHT in der Suche eingegeben werden. In der neuen Version werden diese Nummern getrennt behandelt.

Als Ergebnis werden die gespeicherten Objekte (Wohneinheiten) angezeigt. Ein Objekt wird durch einen Klick auf die entsprechende Zeile ausgewählt. Im folgendem Fenster können die Importoptionen ausgewählt werden. Am Ende des Dialogs befindet sich die Funktion „Importieren“. Durch den Klick wird der Import durchgeführt.

Nach dem Import sind nicht mehr alle Werte veränderbar. Dies bezieht sich vor allem auf die unveränderlichen Werte für Adresse, Wohnungsnummer oder auch die Wohnungsgröße. Die Werte dieser Felder werden nur noch angezeigt.

Hinweis: Um die Daten für eine ähnliche Wohneinheit zu übernehmen, gibt es die Importoption „Kopie erstellen“, diese übernimmt einen Großteil der Informationen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Adresse geändert werden muss. Diese muss sich mindestens durch die Flurlage unterscheiden.

Mietvertrag und Übergabeprotokoll verwenden die gleichen Datenquellen und aktualisieren sich somit gegenseitig. Die einzige Ausnahme stellen die Räume dar. Dort findet nur eine einmalige Synchronisation statt. Haben beide Dokumenttypen mindestens einmal Räume definiert, haben sie jeweils ihre eigene Datenquelle. Änderungen müssen gegebenenfalls in beiden Systemen erfolgen. Dies ist so definiert, da die Anforderungen beider System sehr verschieden sind. Die jeweiligen Konfigurationen können in der BusinessApp im jeweiligen Objekt unter Räume eingesehen und geändert werden.

Importoptionen

Kopie erstellen
Diese Option bestimmt, ob die eingegebenen Informationen in eine neue Wohneinheit oder in die vorhandene geschrieben werden soll. Sobald das Dokument zum Abschluss kommt, werden die eingegebenen Informationen unter der neuen Wohneinheit gespeichert. Die Standardeinstellung ist „Gleiches Objekt“, so werden die Informationen der aktuellen Wohneinheit erneuert. Dadurch dürfen jedoch einige Werte nicht geändert werden. Dies sind Informationen die sich in der Regel für eine Wohneinheit niemals ändern. Wird die Option auf „Neues Objekt“ gesetzt, dürfen alle Werte geschrieben werden, jedoch dürfen die Daten nicht zur gleichen Wohneinheit zurückgeschrieben werden. So muss die Adresse auf einen nicht vorhandenen Wert gesetzt werden. Um verschiedene Wohneinheiten in einem Wohnkomplex abbilden zu können, ist es ausreichend das Stockwerk oder die Flur Lage zu ändern.
Mieter
Wird die Option auf „Nicht verwenden“ gesetzt, werden die Daten des Mieters aus dem letzten Dokument, nicht in das Dokument importiert. Standardwert ist „Verwenden“, somit werden die Daten übernommen.
Zusatzdokumente
Wird die Option auf „Nicht verwenden“ gesetzt, werden die alten Informationen aller Zusatzdokumente nicht geladen. Bei "Verwenden", werden die Zusatzdokumente mit den vorherigen Werten initialisiert.
Smart-MVS spezifische Optionen:
Letzten Vertrag verwenden
Über diese Funktion kann ein exaktes Abbild des letzten Vertrages erstellt werden. Etwaige Änderungen durch ein Übergabeprotokoll oder die Business App werden dabei ignoriert. Dies kommt der früheren „Neuauflage“ sehr nahe.
Smart-WUP spezifische Optionen:
Zähler, Schlüssel und Räume
Diese Optionen bestimmen, ob die jeweiligen Teile in das neue Dokument übernommen werden.
Achtung, werden die Elemente nicht importiert, dürfen diese auch nicht bearbeitet werden. Werden somit Zähler für eine Zwischenbegehung nicht ausgebucht, dürfen diese auch im Protokoll nicht bearbeitet werden. Standardwert aller Optionen ist, dass sie verwendet werden.
Absprachen
Für die Absprachen gilt die Einschränkung nicht wie für Zähler, Schlüssel und Räume. Werden die Absprachen nicht importiert, können sie genau wie der Mieter später ganz normal bearbeitet werden. Dies ist sinnvoll bei Mieterwechseln.